BLORA, Harianmuria.com – Pemerintah Kabupaten (Pemkab) Blora pada tahun 2025 ini hanya memiliki 15 tenaga fungsional Arsiparis yang tersebar di enam Organisasi Perangkat Daerah (OPD). Jumlah pegawai yang minim itu menyebabkan pengarsipan tidak maksimal.
“Saat ini hanya ada 15 tenaga fungsional kearsipan. Idealnya setiap OPD hingga tingkat kecamatan minimal ada satu tenaga fungsional kearsipan,” kata Kabid Kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Blora Gartini, Rabu (23/4/2025).
Dijelaskan, di Kabupaten Blora terdapat 44 instansi, sehingga idealnya jumlah tenaga fungsional kearsipan paling tidak sebanyak 48 pegawai. Mereka nantinya tersebar di setiap instansi dan empat orang di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
Menurutnya, adanya tenaga fungsional kearsipan dapat membantu pemilahan dokumen atau arsip di setiap OPD dan instansi lainnya. Sehingga arsip statis maupun arsip dinamis dapat dibedakan.
Arsip statis adalah arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan, sedangkan arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan dalam kegiatan sehari-hari dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
“Jadi kalau arsip statis itu biasanya memiliki nilai sejarah. Sehingga dapat disimpan di sini (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan),” terangnya.
Diungkapkan, tenaga fungsional kearsipan dapat memilah arsip mana yang akan dimusnahkan dan mana yang tetap disimpan. Pemusnahan arsip harus sudah memenuhi Jadwal Retensi Arsip (JRA) atau usia arsip tersebut.
“Batas retensi arsip itu berbeda-beda. Arsip terkait keuangan biasanya minimal 10 tahun. Kalau arsip korespondensi bisa 2 hingga 3 tahun,” tutur Gartini.
“Pemusnahan arsip juga akan dinilai oleh tim JRA, arsip baru bisa dimusnahkan,” imbuhnya.
Selain tenaga kearsipan, kata Gartini, idealnya setiap instansi memilik record center atau ruangan kearsipan. Sehingga ruangan tersebut dapat menampung segala arsip instansi sebelum diserahkan ke Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Jadi fokusnya tenaga kearsipan dapat mengelola segala arsip yang dimilik instansi,” ujarnya.
Ia menambahkan, hingga tahun 2025 hanya ada 20 instansi pemkab Blora yang menyerahkan dokumen kearsipan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan.
“Dokumen yang diserahkan itu paling tua di tahun 1970-an. Saat ini baru 20 dari 44 instansi yang menyerahkan arsip ke sini. Tapi biasanya dilihat juga JRA arsip tersebut,” ucapnya.
(EKO WICAKSONO – Harianmuria.com)
